Triển khai Chỉ thị 02 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trong hoạt động của cơ quan nhà nước các cấp, việc thực hiện ký số, lưu trữ điện tử tập trung tại UBND quận, các phòng, ban, ngành, đơn vị, UBND các phường trên địa bàn thành phố dần đi vào nền nếp. Đến nay, trung bình tỷ lệ ký số văn bản của các cơ quan, đơn vị hiện đạt trên 90%. Đây là kết quả của việc chủ động, sát sao trong chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số của lãnh đạo thành phố.
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử thay thế chữ ký tay, con dấu truyền thống đang sử dụng trên văn bản giấy. Việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm đáp ứng nhu cầu trao đổi, gửi nhận văn bản điện tử, hồ sơ, tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước, góp phần xây dựng chính quyền điện tử. Đây được xem là giải pháp hiện đại, thuận tiện, nhanh, an toàn, hiệu quả tích cực trong xây dựng chính quyền điện tử, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính. Từ đó, UBND quận chỉ đạo các phòng, ban, ngành, đơn vị, UBND các phường tăng cường sử dụng chữ ký số trong ban hành văn bản điện tử trên mạng văn phòng điện tử liên thông.
Đến nay, các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn quận cơ bản đáp ứng điều kiện sử dụng chữ ký số trong giải quyết công việc. Ký số được triển khai rộng rãi đến phòng, ban, đơn vị thuộc quận, việc xây dựng hồ sơ công việc, trình ký số được tiến hành đồng bộ, thường xuyên. Toàn quận có 100% phòng chuyên môn và UBND các phường thực hiện ký số tổ chức của cơ quan. Tỷ lệ văn bản UBND quận ban hành có chữ ký số cá nhân lãnh đạo UBND quận đạt 97%. Tỷ lệ cơ quan, đơn vị áp dụng chữ ký số trong trao đổi văn bản điện tử đạt 100%, trừ văn bản mật. Tỷ lệ văn bản sử dụng chữ ký số của các phòng chuyên môn và UBND các phường đạt từ 93% trở lên, trừ văn bản mật. Có nhiều đơn vị đạt 100% như: các phòng Quản lý đô thị, Văn hóa – Thông tin, Giáo dục – Đào tạo, Tư pháp; các phường: Nam Sơn, Ngọc Sơn, Bắc Sơn.
Để đạt được kết quả này, UBND quận thường xuyên chỉ đạo sát sao, quán triệt nghiêm túc việc áp dụng chữ ký số khi ban hành văn bản. Việc sử dụng chữ ký số được xác định là 1 chỉ tiêu để chấm điểm cải cách hành chính của các phòng, ban, đơn vị, UBND các phường và được theo dõi, đánh giá hàng tháng. Những đơn vị nào để tỷ lệ áp dụng ký số thấp sẽ bị kiểm điểm trách nhiệm. Trực tiếp các đồng chí lãnh đạo UBND quận luôn quan tâm sử dụng chữ ký số với các văn bản được trình ký. Các cán bộ, công chức từ quận đến phường cũng tích cực học hỏi để thành thạo tạo lập, lưu trữ hồ sơ công việc điện tử, tuân thủ nghiêm túc việc trình ký qua phần mềm văn bản điện tử (trừ văn bản mật), hạn chế trình ký trực tiếp.
Việc triển khai ứng dụng chữ ký số trong việc gửi, nhận văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước mang lại hiệu quả thiết thực trong công tác quản lý, điều hành, giúp giảm thời gian chờ đợi phê duyệt từ cấp trên, tăng hiệu quả nhận, gửi, quản lý văn bản kịp thời, thuận tiện hơn. Đồng thời, nâng cao mức độ an toàn, bảo mật cho giao dịch điện tử giữa các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên môi trường mạng, góp phần hiện đại hóa nền hành chính nhà nước./.